Processi e Flow

Sono due facce della stessa cosa, e la distinzione conta perché servono a due conversazioni diverse.

01ProcessoIl procedimento come lo si disegna e come lo si discute col cliente: i passaggi, chi li compie, le decisioni.

02FlowLa sua traduzione eseguibile: la sequenza di passi che la piattaforma esegue davvero.

Il Processo è la descrizione: si guarda insieme al cliente, si corregge, si approva. Il Flow è ciò che accade: legge da un sistema, scrive in un altro, chiede un dato mancante, produce una risposta.

Cos'è un Processo, in pratica

Nome e descrizione

Come lo si chiama e cosa fa

Diagramma

Il disegno del procedimento, in BPMN, modificabile nell'editor della dashboard

Intent che lo avvia

Quale intenzione dell'utente fa partire il processo. Facoltativo: un processo può partire anche da una Pianificazione

Organizzazione

Il cliente a cui appartiene

Il diagramma non è documentazione a parte: sta dentro il processo, e si modifica nello stesso posto in cui si modifica tutto il resto. È quello che si mostra al cliente, e i suoi blocchi restano agganciati ai passi del flow: quando un'esecuzione gira, l'esito di ogni passo si legge direttamente sul disegno.

Come un Processo diventa eseguibile

Creare un processo crea il suo Flow

Nel momento in cui si crea un processo, la piattaforma crea anche il Flow corrispondente, in uno spazio dedicato a quell'organizzazione — quindi due clienti non si incontrano nemmeno lì. Il legame fra i due è l'identificativo del processo, e non cambia: rinominare un processo aggiorna il nome del suo flow, non il legame.

Il diagramma e il flow restano due cose distinte, con due lettori diversi:

	Il diagramma	Il flow
A cosa serve	Spiegare il procedimento	Eseguirlo
Chi lo legge	Il cliente	La piattaforma
Dove si modifica	Nella scheda del processo	Nell'editor del flow
Cosa succede se cambia	Cambia il racconto	Cambia il comportamento

Il flow si costruisce a blocchi nell'editor visuale: chiamate ai sistemi del cliente attraverso le Integrazioni, analisi di un documento con un template, condizioni, cicli, risposte all'utente. Ogni blocco dichiara i propri parametri e il modulo che li raccoglie si costruisce da sé.

Come si avvia un Flow

Tre modi, e sono tutti quelli che esistono:

Innesco	Da dove
Un intento riconosciuto in una conversazione	Un utente ha chiesto qualcosa
Una Pianificazione	Un orario, senza nessuno che scriva
Un avvio manuale	Dalla dashboard, per provare o per rieseguire

A questi si aggiunge il webhook del processo: un indirizzo che i sistemi del cliente possono chiamare per far partire il flow da un evento esterno.

Come si vede se ha funzionato

Ogni esecuzione lascia traccia: gli argomenti di partenza, il risultato, la durata, l'esito. Lo storico è consultabile dalla scheda del processo, e il Process Monitor mostra ogni esecuzione passo per passo, con l'esito di ciascun passo riportato sul disegno del processo. Sulla stessa pagina si attivano gli avvisi: una mail ai destinatari scelti quando un'esecuzione non riesce o dura più del previsto. Il dettaglio sta in Monitoraggio e avvisi.

Sul BPMN, in due righe

Il diagramma usa BPMN perché è la notazione che i clienti già leggono, e perché costringe a dichiarare chi compie ogni passaggio. Non serve conoscerlo tutto: la parte che si usa davvero sono le attività, i punti di decisione, e le corsie che dicono di chi è la responsabilità.

Nei diagrammi dei processi non si nominano i componenti della piattaforma: un diagramma lo guarda un cliente, e i nomi dei nostri servizi non gli dicono niente. Si nominano i sistemi suoi.