Analisi documentale

L'Analisi documentale legge un documento e ne estrae i dati che servono, nella forma che si è decisa in anticipo. Una fattura diventa intestazione, righe e totali; una bolla diventa un elenco di articoli con le quantità; un contratto diventa le clausole che interessano; un modulo compilato a mano diventa i suoi campi.

Non è un riconoscimento di testo: è una lettura guidata. Si dice alla piattaforma cosa cercare e come scriverlo, e il risultato ha sempre la stessa forma, documento dopo documento.

Il template

Il centro di tutto è il template di analisi: la descrizione, riusabile, di cosa estrarre da un certo tipo di documento. Un'organizzazione ne ha uno per ogni famiglia di documenti — «Fattura fornitori», «Bolla di consegna», «Modulo di iscrizione» — e lo usa ogni volta che ne arriva uno.

Nome e descrizione

Come lo si sceglie, in dashboard e nei flow

Istruzione

Cosa cercare nel documento, come trattare i casi dubbi, in che formato scrivere date e importi

Forma del risultato

I campi da estrarre, con la descrizione di ciascuno. Con uno schema il risultato ha sempre la stessa forma e viene validato

Formati ammessi

PDF, immagini, Word, Markdown, testo, Excel, CSV — tutti o solo alcuni

Knowledge Base di destinazione

Dove aggiungere il documento dopo un'analisi riuscita, se si vuole che diventi consultabile

Il template si prova subito, dalla dashboard, su un documento vero: si carica il file, si guarda il risultato, si aggiusta l'istruzione o la descrizione di un campo, si riprova. Quando il risultato è quello giusto, il template è pronto per i processi.

Come lavora

01Il documentoArriva dalla dashboard, da un Flow o per posta: un PDF, una foto, un foglio Excel.

02La letturaIl documento viene letto per intero — pagine, immagini e testo — seguendo l'istruzione del template.

03Il risultatoI dati estratti, nella forma dichiarata dal template, validati campo per campo.

04DopoIl risultato va al processo che l'ha chiesto, e il documento entra nelle Knowledge Base scelte.

I documenti lunghi vengono letti a finestre di pagine, portando sempre davanti le prime pagine come contesto — la copertina, l'indice, le note generali — e ricomponendo gli elenchi che attraversano una finestra: un elenco di righe spezzato su due pagine torna un elenco solo.

Da dove parte un'analisi

Origine	Quando
Dashboard	Per provare un template, o per analizzare un documento una tantum
Flow	Dentro un processo: il blocco di analisi riceve il documento e restituisce i dati ai passi successivi
API	Da un sistema del cliente che ha un documento da far leggere

Il caso tipico è il Flow: la bolla arriva per posta, il processo la analizza con il template «Bolla di consegna», e con le righe estratte carica il magazzino. Nessuno ha trascritto niente.

Lo storico

Ogni analisi resta registrata: il documento, il template e la sua versione, quando è iniziata e quanto è durata, il risultato. Lo storico si consulta dalla dashboard, per template o per periodo, e ogni risultato si riapre così com'era.

in codain lavorazionecompletata

Dove si usa

Documento	Cosa diventa
Fattura fornitore	Intestazione, righe, totali — pronti per la registrazione e per il confronto con l'ordine
Documento di trasporto	Articoli e quantità ricevute, con il numero d'ordine
Bolletta	Forniture, consumi, importi — per un confronto fra offerte
Contratto	Le clausole che interessano: durata, importi, scadenze
Modulo compilato	I campi, come se fossero stati inseriti in un form